ビジネス 備忘録

【海外営業職必見】外国人と仕事する方法

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前職の商社から転職してしばらくが経ちました。

どうも、ロドニー@tonrin55です。

毎日が瞬速で過ぎていくのは充実しているからなのか?歳を取ったからなのか?理由はわかりません。w

現在はITベンチャーでマーケティング及び新規事業の計画と実現に向けて日々奮闘なう。

やっている業務は商社での営業業務と比較してか〜なり変化しました。

商社から転職して気付いたのですが、商社時代に培った外国人とのやり取りが現在のステージでも力強く活かされています。

スムーズに外国人と仕事する方法はなにを意識すれば良いのか?

これについて今までちゃんと書いていなかったので、リマインドを含めて残します。

本日はそんなお話。

 

営業力+語学力を持っている人財はめっちゃ強い

現在の職場で語学が堪能(?)なのは私くらいしかおらず、海外からの問合せ等はまず私を窓口としてやり取りする事が頻繁にあります。

商社時代では当たり前の作業だったので当たり前の様に疑問も持たずに仕事していて、ふと気が付きました。

今の日本企業ではまだまだ・・・

営業力と語学力を兼ね備えている人財の需要がある

めっちゃ強く感じました。

日本では人材不足に悩んでいる企業が多いです。

 

外国人を雇用する方が早くね?

 

と思う部分もありますが、外国人よりも日本人の雇用を求める企業も非常に多いです。

その理由は、

日本語でしっかりコミュニケーションが取れる

日本の商習慣をしっかり理解している

からです。

これに営業力と語学力を兼ね備えていれば、仕事は引く手あまた。

特に営業職はどこの業界も人手不足。

こっちが優位になって会社を選べます。w

商社から転職。激動の時代を生き残るキャリアアップを成功させろ!

皆さん、仕事楽しいですか? こんにちは、ロドニー@tonrin55です。 商社からの転職を経て、現在はITベンチャーの営業職兼Webマーケティングの業務に従事しています。 仕事、めっちゃ楽しいです。 ...

ITベンチャーへの転職はホントにオススメ。

 

 

 

 

スムーズに外国人と仕事する方法

では、スムーズに外国人と仕事する方法についてのお話をしていきます。

まず、外国人と仕事する上で常に気を付けるべきポイントです。

日本とは商習慣が違う

相手とこちらの認識は常にズレている

物事はしっかり伝える、曖昧な表現は避ける

大きく分類するとこの3つのポイントを抑える事がスムーズに外国人と仕事する方法に繋がります。

それぞれをもう少し詳しく説明します。

 

 

日本とは商習慣が違う

当たり前ですが、日本と海外では商習慣が違います。

商習慣もお付き合いする国によってその特徴は様々です。

ガッツリとビジネスを行うとなった場合は、相手国の商習慣に関して調べたり学んだりすることを心掛けるようにしましょう。

全体的に同じなのは基本的には勤務時間外や休日にしつこく催促や連絡をしない事。

事前に祝日や日本との時差を調べて稼働時間の差異を意識しながらタスク管理をする必要があります。

時には宗教上の理由なども立ちはだかるので、注意が必要です。

グローバルな価値観を養うとはこういう事ですね。

 

 

相手とこちらでは認識が常にズレている

生活する国が違うことは環境も違えば、物事に対する認識も違うと言えます。

日本での常識が海外での非常識だってことも往々にしてあります。

例えば、業務の指示で今すぐに!早急に!明日までに!大体!と言った指示をお願いしたとしましょう。(この時点ですでに曖昧ですが。w)

指示内容日本人の認識外国人の認識
早急に!1時間以内今日の定時まで
今すぐに!5分後1時間後
大体80%50%

ざっくりと例えてみましたが、実際にこれ以上の認識のズレが起こる事もありえるんです。

これは日本人相手で仕事する上でも全く同じことが言えるのですが、外国人が相手の場合はその認識がもっとズレる事が予想されると意識することが大切。

 

物事はしっかり伝える、曖昧な表現は避ける

これは認識がズレていると事と共通している部分があるのですが、日本の商習慣では直接的な表現は嫌悪される風潮がありますよね。

日本の商習慣特有の「遠回しに表現」するとか「へりくだる」とかがそれに通じる部分があります。

もちろん外国人とのやり取りでも日本のビジネス上と同様に「遠慮」「気遣い」「駆け引き」全てが大切な要素なのですが、それ以前に「伝える」ことが最重要です。

こちらの要望や希望をしっかり伝えないことには認識さえされません。

でなければ、

そんな事聞いていない。知らないよ。はっきり伝えてくれ!

と言われることが目に見えます。

これ、数回の実体験済み。w

 

 

実際に外国人と仕事でやり取りする場合

では、スムーズに外国人と仕事する方法の実務面での具体的なポイントについて。

ただでさえ母国語以外での仕事をすると言う事は無意識のストレスが重なります。

相手が日本語を使ってくれたり・・・

こちらが英語を使ったり・・・

お互いに母国語じゃない英語を使ったり・・・

これって無意識でも微々たるストレスとして積み重なります。

 

だからこそ、仕事の進める上で

理由と状況

要求と要望

時間と重要度

これらをを明確にして相手に理解して貰うこと。

丁寧な説明がお互いのストレスを軽減してスムーズに仕事することに繋がります。

 

 

外国人との仕事の進め方

では、ここまでお話した内容を踏まえて実際に仕事を進める上でのコツを挙げます。

以下の3つじゃ!

課題や宿題に関しては明確に日付・時間の期限を設ける

確認事項などは質問形式で送る

相手からの回答は極力「はい」「いいえ」で受け取る

このポイントを意識すればまず漏れや認識のミスは小さく抑えられるはずです。

例文で見せたほうがわかりやすいかもしれない。

■やり取り例

〇〇 の理由で顧客に〇〇の提出が10日(金)までに必要です。
以下の内容を17日(金) の12時(日本時間:14時)までに各項の確認及び回答をお願いします。

1.貴社のサポートは〇〇の〇〇までと認識しています。間違いありませんか?
2.トラブルが発生した場合の弊社での対応は〇〇までです。問題ありませんか?
3.貴社作成中の分析レポートは13日(月)提出予定です。予定に変更はありませんか?

ちょっと堅すぎるかな〜?

とは思いますが、トラブル起きて大モメするよりは遥かにマシです。

信頼関係が構築の出来ていないのであればなおさら注意が必要。

こう書いたとしても納期を守らなかったり、回答がなかったりと言うケースも頻繁にあります。

もちろん人それぞれなのですが、頻度は高いです。

これが外国人と仕事する上での事実です。w

 

 

合意事項や商談内容の確認は特に念を入れる!

これは本当に重要です。

同意や協議事項に関してのお互いの認識が食い違うと、ビジネス上では大きなトラブルに発展して笑えない問題となるので、エビデンスとして残しておく必要があります。

後々になって

言った!言ってない!

となったら笑えないですからね。

同意しているつもりで準備・進めていたビジネスが、土壇場でどんでん返しのちゃぶ台返しのカオスな状況に陥ります。w

 

商談の場合

私の場合、商談の席での打ち合わせの場合は下記を意識してます。

  1. 商談内容は議事録を取って残す
  2. 合意内容/こちらのタスク/相手のタスク を明確に記載する事
  3. 議事録を相手にも送付して確認を取る

商談時に合意した内容は議事を取って送付します。間違いないかを再度確認してこちらのタスクと期限を明確にして作業に取り組みます。

本当はもっと手軽に済ませたいのですが、海外とのやり取りではこれくらいかっちりやった方が後でトラブルも少なくなります。

 

口頭ベースでの合意の場合

電話や雑談時の同意内容は特にエビデンスが必要です。

でないと、

いつ言ったっけ?

状態になりますから。

WechatやFacebookメッセンジャー、LINEでもなんでも構いません。

エビデンスを残しておきましょう。

先程、お話した〇〇ですが本当に〇〇でよろしいですか?
はい、問題ありません。〇〇から実施しましょう!

まずはこれだけで十分。

具体的な詳細は後で詰めましょう。

 

 

 

まとめ

本日はスムーズに外国人と仕事する方法についてお話しました。

要点をまとめると、

相手の国の商習慣を理解する

仕事は丁寧な位が丁度良い

何事もエビデンスを残す

基本的に相手を信頼しないスタンスで望んだほうが無難です。

いやね、記事を書いていて

仕事する上での普通の基本とじゃねぇか!

と思いましたよ。

でもね、基本が一番難しいんですよね。

それが外国人が相手なると余計に意識しなければなりません。

外国人とのビジネスで練度が高まれば、比例して国内のビジネスの精度が上がるとも言えます。

 

良いこと尽くしやんけ。

 

それではまた次回!

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