ビジネス マーケティング 備忘録

結果の出る会議!準備する3つのポイント

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こんにちは!ロドニー@tonrin55です!

今まで営業の仕事をこなしている中で、交渉、プレゼン等の経験は積んできました。

が、これまでの仕事経験を振り返ると会議の進行役に周ったことはありませんでした。

実はここ最近、所属している部の事業方針の案を出す大切な会議の進行役₍ファシリテーター₎としてアサインされました。

飲み会だったり、パーティーだったり、何かしらのイベントで幹事等の全体の流れを管理する経験は多くしているのですが、会議の進行ってのは初。

今までとは違う感じの重い重いプレッシャーですね。笑

今回は会議の進行役を務めた事で感じた、効率的に進める、無駄な時間にしないための大切なポイントを備忘録を含め書いていきたいと思います。

会議で結果を出す為の準備

会議で進行役となった場合、どのようなイメージで準備をしますか?

開催日時と議題をメール配信して終わり!
当日に使う資料を用意する!

パッと思い浮かぶとこんな感じですよね?

 

これだけだと言う方は要注意です。

こんな会議は盛大に大失敗しますから。

 

仮に1時間の会議の場合、1時間の話し合いの内容で成功が決まるのではありません。

事前の準備が会議成功の鍵を握ります。

この考え方は営業職の場合、お客さんに対してのプレゼンとも共通することが言えます。

 

 

成功する会議 3つのポイント

では何を意識して準備するのか?

以下の3つのポイントを意識して準備しましょう。

  • 会議に至った目的、背景、目指す結論(Goal)を明確にする
  • 会議の始まりと進行をスムーズにするため、配信可能な情報は事前に配信する
  • 参加者への根回し₍誰に参加して欲しいか?誰に発言して欲しいか?₎

こうやって見てみると当たり前の事じゃないかと思う人もいるかもしれませんが、当たり前の事を当たり前にこなすこと。

これが難しいんです。

これまでの職場の会議や色んな人の話を聞いてみると意外にできていない企業が多くてビックリします。

 

会議に至った目的、背景、目指す結論(Goal)を明確にする

なぜ会議をする必要があるのか?

会議を開く目的と会議の着地点の結論(ゴール)を具体的に明確に設定します。

例えば、

新商品の販売戦略について

非常に漠然とした内容ですよね。

一方で、

新商品の販売ターゲットの選定と商品名の決定

前者と比べて目的とゴールが明確になりました。

 

この目的とゴール設定が有ると無いとでは会議前の参加者の心構えが違います。

参加者が事前にゴールを意識して考えて会議に臨む事で、既にスタートの時点でクオリティの立ち位置が違います。

 

会議の始まりと進行をスムーズにするため、配信可能な情報は事前に配信する

会議に必要な情報や資料は会議の前に配信して見てもらう様にしましょう。

競合の情報や市場の状況、分析資料、現在の立ち位置や課題等・・・

可能な限りの情報を事前に配信します。

会議が始まってから見せるもんじゃないの?

と思うかもしれません。

アイディアや戦略を練る必要がある会議の場合、その場になって情報の開示や資料を見せられても、とっさに良い意見を出すことの方が難しいです。

稀には出るかもしれませんが、確率は低いです。

良いアイディアを出す確率を上げる為には、

事前に的とゴールに対して熟考する時間が必要です。

一瞬の閃きとは長年の蓄積があるからなんですよね。

会議の一週間前には配信しておくのが理想的です。遅くとも三日前とか。

 

ちなみに、この資料や情報の投げ方にも工夫が必要です。

ただ長い長文を羅列した文章では事前に配信したところで誰も読んでくれません。

読んでくれたとしても頭に入っていきません。

簡潔でわかりやすいを意識しましょう。

 

 

参加者への根回し₍誰に参加して欲しいか?誰に発言して欲しいか?₎

こんなこともやらなきゃいけないの?

正直言うと面倒くさいですし、やらなくて良いもんならやりたくありません。

しかし、どこの組織にも面白い発想や意見を持った人や、全然関係ない部署だけど全く違った視点からの意見が欲しい場合があると思います。

そんな会議に重要な意見を与えてくれる人物本人に直接お願いする事によって、会議の質を事前に担保しましょう。

あなたの参加と意見は大事な役割であり、貴重な意見であり、会議の質を高めてくれる!

と、お願いする人の言葉で伝えて当人の承認欲求を満足させてあげましょう。笑

 

この行動は後で会議進行中のファシリテーター本人が安心する材料にもなります。

挙がるのが平凡な意見しかない場合、その後のファシリテーター本人が会議の流れをコントロールすること自体難しいですし、心に余裕がなくなって徐々に焦りが出てきてしまいます。

 

 

会議の流れをイメージしておく!

事前の準備方法は明しました。

あとはファシリテーター本人が会議の流れをイメージして頭に叩き込んでおくことです。

出席者の貴重な時間を割いて開催している会議ですので、しっかり時間を管理することも忘れては行けません。

とは言え、ペルソナやブレスト等のクリエイティブな意見の出し合いを行う会議場合は進行や時間を決めておいても、予定通りに進まない事の方が多いです。

しかし、目的とゴールが明確であり全体の流れを事前にイメージしていれば、本番中に進行の流れが乱れても臨機応変に調整できるようになります。

これを私自身が学べたのはとても大きかったです。

 

会議は準備こそ本番

ダラダラしない、結論を求める会議で時間を意識してきっちり準備しました。

会議が終わってから議事録の配信が完了した段階でドッと疲労が押し寄せましたね。笑

何事も経験です。

私自身がもっと上手に出席者に対して話を振ったり、挙がった意見に対してより良いアイデアを求める様に促す事ができれば、会議の流れはまた違った様になったなと反省しています。

今回は期待値の高い結論には至りませんでしたが、限られた時間内で目的のゴールまで綺麗にまとめられたのは最低限の収穫です。

回数を重ね経験値を積めばもっとクオリティの高いファシリテーターの役目を務められると実感しました。

準備とは、“後悔をしない”、“言い訳の材料を作らない”こと。です。

準備7割、本番3割の力配分をイメージして取組むことがファシリテーターに求められることなんだなと学びました。

ちなみに現在この本を読書中です。

個人で稼ぐスキルを養うのはもちろん大切ですし、今後もその流れは続くでしょう。

その反面、組織をまとめ、それを動かす力も同様に大切なスキルになります。

集団の力って超強力ですから。

組織を上手くコントロールして結果の出せるマーケターになっていきたいものです。

 

それではまた次回!

 

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